В любой деятельности всегда важно правильно организовать работу, чтобы она была эффективной и приносила желаемые результаты. Поэтому существует много методик, которые помогают выстроить структуру процесса и упростить управление командой. Одну из таких методик описал Джефф Сазерленд в своей книге «SCRUM: Революционный метод управления проектами». В этой статье мы расскажем о главных моментах и разберем этот подход подробнее.
Scrum и его философия
По словам автора книги, японские боевые искусства находят отражение в методике Scrum. Японцы рассматривают такой подход, как полноценный образ жизни, в котором кроется способ существования бытия. Д. Сазерленд отмечает, что общее между айкидо и методом то, что ими можно овладеть только в процессе работы, когда ваше тело, разум и дух соединяются в единое целое через постоянное стремление к совершенству. Другими словами, важно почувствовать состояние потока, при котором ваши действия будут синхронизированы и оттого требовать все меньше усилий на их выполнение. В айкидо это достижение понятия сюхари, которое подразумевает три ступени обучения. Последняя из которых — освобождение от выученных правил и познание естественного хода вещей на основе своих принципов.
Scrum — метод управления проектами, особенность которого в гибкости и ориентированности на клиента, так как предполагает его участие в процессе работы. Такой способ противоположен классическому поэтапному подходу в виде применения каскадной модели, которую называют «Водопадом».
Автор находит этот подход, который подразумевает последовательное движение к цели, менее гибким. Scrum-метод позволяет выпустить более жизнеспособный продукт, благодаря возможности реагировать на изменения. В методе «Водопада» клиент принимает участие только в составлении технического задания. При этом в Scrum заказчик участвует в самом процессе работы.
Сам подход Scrum реализуется в рамках философии метода Agile. Он позволяет разделить крупный проект на этапы и выполнить работу в несколько коротких спринтов. Подробнее о различиях каскадной модели и подходе Agile вы можете прочитать в нашем блоге.
Принцип каскада заключается в последовательном переходе одного этапа проекта в другой. При этом техническое задание составляется до начала работы и не пересматривается в дальнейшем. В случае если нужно внести изменения — весь проект начинается с самого начала. По мнению Д. Сазерленда, выстраивать планы необходимо, но следовать исключительно по ним невозможно, так как реальность приносит изменения. Поэтому автор предлагает привносить в работу новые идеи, изменения и открытия, что возможно в Scrum. Работа по этому методу происходит короткими циклами и ориентирована на постоянную связь с заказчиком.
Командная работа по Scrum-методу
Метод подразумевает командную работу, в которой каждый сотрудник будет высоко квалифицирован в своей зоне ответственности. Поэтому автор определяет три характеристики для хорошего коллектива: постоянное совершенствование, самоорганизация и многофункциональность. Последнее включает в себя взаимозаменяемость и способность взять на себя дополнительные задачи в случае отсутствия специалиста.
Автор говорит, что количество человек в команде не должно превышать девяти, так как в этом случае скорость работы падает. В Scrum методе есть три роли:
- scrum-команда — исполнители конкретных задач в проекте;
- scrum-мастер — тот, кто следит за работой, решает проблемы и регулирует направление процесса;
- владелец продукта — заказчик, определяет требования к продукту и составляет бэклог.
Главным в команде является scrum-мастер, который организовывает собрания, решает проблемы команды, регулирует направление процесса работы и помогает совершенствоваться сотрудникам.
Элементы Scrum-подхода
Революционный метод управления проектами Scrum переводится как «схватка», по аналогии с приемом из английского вида спорта регби. В отличие от более громоздкой каскадной модели, в этом методе есть возможность добиваться целей более гибко, благодаря определенным элементам:
Создание спринта. Метод Scrum состоит из планирования краткосрочных циклов, которые называются спринтами. Участники оценивают объем работы, который они могут сделать в течение короткого цикла. Команда определяет, какое количество задач они смогут реализовать и распределяют их по приоритетности.
Kanban-доска. Вся работа ведется на доске, на которой визуализированы задачи сотрудников. Она может быть физической или онлайн. В классическом виде для отображения задач используются стикеры. Она разделена не несколько колонок: «бэклог», «в работе» и «сделано». Так можно передвигать задачи в процессе выполнения и следить за прогрессом работы. При этом ничего не переносится в колонку «сделано», пока результат не будет оценен клиентом и владельцем продукта.
Оценка задач. Задачи распределяют по приоритетности их выполнения. Важно отметить, что как только команда утверждает задачи, никто не может их менять или вносить добавления. При этом к каждой из них присваивается оценка, которая показывает трудозатраты сотрудника на ее выполнение по исходу спринта. Автор предлагает использовать числовую последовательность Фибоначчи: 1, 2, 3, 5, 8, 13 и далее. Это помогает проанализировать продуктивность команды по завершении спринта.
Например: команда должна выполнить работу на оценку 200 по числам Фибоначчи, но участники могут закрыть 100 за один спринт. Соответственно, чтобы выполнить работу, потребуется два спринта и распределить задачи на две недели.
Ежедневные планерки. Суть ежедневных собраний команды в том, чтобы они проводились в одно и то же время и занимали не более пятнадцати минут. На них участники должны отвечать на одни те же вопросы: что делал вчера для завершения спринта, что будешь делать сегодня и какие препятствия встают на пути команды? Это поможет вовремя оценить состояние продукта и определить эффективность действующего спринта.
Бэклог. Подразумевает перечисление требований к функциям продукта, которое включено в концепцию проекта. Чтобы грамотно их определить, составляются пользовательские сюжеты, в которых содержаться потребности пользователей. Джефф Сазерленд отмечает, что задачи расставляются по приоритетности согласно критериям: имеют большое значение для проекта, важно для заказчика или потребителя, принесут наибольшую прибыль и проще всего выполнить. При этом автор говорит, что есть задачи, которые никогда не реализуются, поэтому нужно выбирать максимально полезные.
Ретроспектива. В конце каждого периода команда собирается для проведения ретроспективы. С ее помощью можно проанализировать прошлые действия, которые привели к нынешнему результату, определить нынешнюю атмосферу и задачи команды и выстроить план действий на следующий период. Такое мероприятие может проводиться в конце каждого месяца, квартала, полугодия или по завершении проекта.
Правила Scrum метода
В книге Джеффа Сазерленда «Scrum революционный метод управления проектами» есть важные правила, без которых применение метода будет неполноценным:
Чувствуйте ритм команды. Важно прочувствовать продуктивность команды и двигаться как единый организм. Необходимо завершать выбранные задачи за период спринта и не переносить их на следующий, чтобы не затрачивать излишние ресурсы на неполноценный результат.
Прозрачность процесса. В таком методе управления проектами нужно, чтобы у участников был доступ ко всем задачам и действиям коллег. Так сотрудники будут понимать процессы в команде, видеть созависимые задачи, а также отслеживать стадии спринта и готовность итогового продукта.
Откажитесь от мультизадачности. Автор утверждает, что наш мозг не может выполнять две задачи одновременно. Методика подразумевает последовательное выполнение, так как многозадачность отнимает больше времени. Берите в работу одну задачу за раз.
Уберите переработки. От неумения держать баланс между работой и другими сферами жизни сотрудники перерабатывает, что приводит к усталости и выгоранию. Недостаток энергии приводит к принятию импульсивных решений и снижению самоконтроля.
Двигайтесь в потоке. Scrum помогает попасть в поток, сконцентрироваться на выполнении задачи, при этом не заставляя себя работать. Сазерленд утверждает, что важно поймать это состояние и научиться управлять им. Здесь он приводит в пример боевые искусства, в которых достигается чувство единения в движении без использования больших усилий. Автор говорит, что не должно быть ни одного движения впустую, чтобы поймать такой поток в работе.
Итоги
Управление проектами по методологии Scrum наиболее эффективно, так как можно гибко координировать работу команды в ходе процесса. Но по-настоящему овладеть этим способом можно только в ходе регулярной практики и умения находиться в потоке. Для применения такого подхода нужно использовать инструменты по типу общей доски с задачами, учета трудозатрат и конструктора ретроспектив. В этом случае не обойтись без системы управления командой Аспро.Agile, в которой вы можете ставить задачи, оценивать производительность и выстраивать прозрачный рабочий процесс.
