Каких правил нужно придерживаться для организации рабочих процессов на расстоянии?
У удаленной работы есть свои преимущества. Среди положительных сторон можно отметить экономию денег на аренду офиса, выстраивание гибкой схемы работы в команде, подбор комфортного места работы, повышенная продуктивность сотрудников и многое другое. Но чтобы команда оставалась эффективной на удаленке, нужно грамотно организовать рабочие процессы. Поэтому некоторые компании определяют правила для сотрудников вне офиса Что нужно сделать прежде всего?
Определите график работы. Как и в офисе, сотрудникам нужно понимать время начала работы и ежедневных планерок. Это необходимо для поддержания дисциплины и понимания ответственности каждого за свое дело. При этом позволять команде самим распределять задачи и планировать сроки их выполнения, чтобы держать баланс между работой и личной жизнью.
Проводите онлайн-встречи. Проводите регулярные недолгие созвоны с командой, чтобы рассказать о сделанных задачах, трудностях и планируемых действиях. Выберите формат онлайн-встречи. Например, сотрудники должны ровно в 10 утра подключаться к конференции в Zoom или вам удобнее устраивать планерку в общем чате. Это необходимо для контроля процесса работы и продуктивности команды, чтобы вовремя обнаружить затруднения или проблему.
Контролируйте результат. Анализируйте эффективность ваших действий, сотрудников, прибыль компании. Проведение регулярной аналитики и составление отчетов по производительности поможет вам отслеживать развитие бизнеса и корректировать стратегию на будущее.Мотивируйте персонал. Сотрудники должны быть заинтересованы в цели компании и своем развитии в ней. Предлагайте команде прохождение курсов, прослушивание вебинаров, посещение мероприятий. Регулярное обучение и приобретение новых навыков поможет удаленным работникам развиваться и избежать выгорания
Используйте digital-инструменты. Это важный пункт, который поможет вам в организации предыдущих правил. Использование технологий для контроля бизнес-процессов, упростит работу руководителя и позволит отслеживать сегменты в едином окне. Например, вы можете автоматизировать документооборот, использовать дополнительные инструменты для учета финансов, организовать работу на канбан-доске и отслеживать проекты и задачи сотрудников.
С какими проблемами сталкиваются при переходе на удаленную работу?
При работе удаленно возникают непредвиденные обстоятельства, которые могут сказаться на эффективности команды. Эти проблемы стоит учесть и постараться избежать их появления.
Самоорганизация сотрудников. Первое, на что стоит обратить внимание, это на способность работников распределять свой рабочий день. В пределах дома есть много отвлекающих факторов: хочется и вещи быстро закинуть в стирку и суп на завтра приготовить. В комфортной обстановке теряется понимание времени, и снижается концентрация на задачах.
Неумелый тайм-менеджмент. Сотрудники могут не уметь распределять задачи по приоритету, планировать время на их выполнение и контролировать сроки. Тогда им будет тяжело прийти к нужному результату по итогам работы из-за неправильного распределения ресурсов.
Нехватка компетенций. Незнание тонкостей своего дела и непонимание его цели приводит к тому, что работники начинают ориентироваться на свои догадки. Недостаточно компетентный сотрудник плохо справляется с работой самостоятельно, а на удаленке часто приходится полагаться только на себя.
Выгорание на работе. Из-за неправильного распределения ресурсов и задач сотрудник может перерабатывать, либо совсем потерять интерес к делу. Именно поэтому важно правильно распределять нагрузку в команде и структурировать рабочие процессы.
Отсутствие грамотного взаимодействия. Недопонимания между исполнителями проекта одна из причин неэффективного результата. Команде нужно иметь инструменты, которые помогут им взаимодействовать и вести совместную работу над общей целью организации.
Какие инструменты Аспро.Agile помогут в организации удаленного бизнеса?
Для того чтобы все необходимые digital-инструменты были у вас под рукой, удобно использовать облачный сервис, который объединит их в своем функционале. Это позволит вам настраивать рабочие процессы в одном окне и отслеживать продуктивность компании.
Постановка задач. В системе Аспро.Agile у вас есть возможность управлять задачами совместно с командой. При этом вы можете оценивать трудозатраты, комментировать работу сотрудника, устанавливать ответственных, наблюдателей и соисполнителей. Такой инструмент позволит выстроить задачи по приоритету и распределить ресурсы на ее выполнение. Это улучшит взаимодействие внутри команды и даст точное понимание заданных действий для выполнения рабочего плана.
Тайм-трекер. Внутри задач вы можете контролировать затраченное время на ее реализацию. В случае если у сотрудников проблемы с тайм-менеджментом, этот инструмент поможет контролировать дедлайны.
Scrum-доска. На общей доске руководитель и команда будут видеть задачи друг друга. Это позволит понять общую картину продуктивности команды и определить затруднения в процессе. Scrum-доска разделена на несколько столбцов, этапы которых можно настроить под себя. С их помощью вы увидите, на каком этапе реализации находится задача.
.png)
База знаний. Коллеги смогут вести внутреннюю базу знаний и обмениваться опытом. Такая функция дает возможность регулярно обучаться и получать новую информацию. При этом доступ к разделам базы можно открыть для клиентов, чтобы они могли найти ответы на частые вопросы. Такой инструмент полезен и для новых сотрудников, которые только адаптируются в деятельности компании и нуждаются в теоретических знаниях.
Ментальные карты. В Аспро.Agile есть модуль для построения ментальных карт. С их помощью вы сможете выстраивать бизнес-стратегию, проводить генерацию идей и визуализировать план работы с помощью наглядных схем. Такой инструмент поможет команде понимать основную цель работы и следовать поэтапно к ее достижению.
Итог удаленной работы
Организация удаленного бизнеса может быть эффективной, но если вы не соблюдаете правила и не внедряете дополнительные инструменты — все элементы начнут работать отдельно друг от друга. Использование функционала Аспро.Agile поможет выстроить рабочие процессы внутри команды, а также эффективно управлять компанией. Развивайте свое дело и находите новые пути решения совместно с Аспро.Agile.