Что такое канбан?
Канбан — это метод управления проектами, который предполагает отслеживание производительности в режиме реального времени и прозрачность всех рабочих процессов. Команда в подобной системе становится единым механизмом.
Канбан подходит для проектов разного уровня сложности. Он помогает быстро находить слабые места в ходе реализации. При этом весь процесс визуализирован на доске, которая отражает продуктивность каждого сотрудника. Это помогает руководству отслеживать результаты работ по проекту.
Преимущества канбана
Нередко канбан путают с итерационной моделью (Scrum) — у обеих систем есть схожие черты. Например, визуализация задач на доске. Однако канбан предполагает куда большую гибкость в работе над проектами и отличается методом менеджмента.
Планирование
В канбан-методе владелец продукта также распределяет задачи по их приоритету, но не вмешивается в основной ход работы. Так сотрудники сосредотачиваются на наиболее важных заданиях и не отвлекаются на малозначительные поручения. Поэтому в канбане отсутствуют спринты — необходимости в них просто нет.
Продолжительность цикла
Эффективность работы в методе канбане определяется по продолжительности цикла — времени от начала работы над задачей до ее завершения. Поэтому важно, чтобы участники делились знаниями внутри команды и были взаимозаменяемы. Это поможет совместно устранить ошибки и следить за успешностью продолжения цикла. Если определенными навыками обладает только один сотрудник, то возникает заминка в потоке работы.
Постановка задач
Принцип канбан — отсутствие многозадачности, поскольку она снижает пропускную способность команды. Максимальное количество задач в работе должно быть фиксировано. Новую задачу следует брать только когда предыдущая завершена или отправлена на проверку. Это способствует концентрации команды на текущих процессах.
Визуализация
В методологии канбан рабочий процесс визуализируются на доске. Это помогает в реальном времени отслеживать эффективность команды, планировать дальнейшие шаги и выявлять узкие места. Кроме того, на доске задачи не теряются, а одну и ту же задачу не смогут взять в работу одновременно два сотрудника.
Отличия канбана и итерационного метода
Отличия итерационной модели (Scrum) и канбана — в разной реализации похожих принципов.
- Время. В итерационной модели работа разделена на короткие спринты с ограничением по времени, в то время как в канбане процесс непрерывен. Как правило, у каждого такого отрезка есть цель. Например, сделать часть продукта, провести акцию или закрыть определенное количество задач.
- Реализация продукта. В итерационной модели продукт или конкретная его часть готова по итогам каждого спринта, в то время как в канбане работа идет непрерывно — от одного инкремента команда сразу же переходит к следующему.
- Измеримость результата. Основные метрики в итерационной модели — производительность команды в течение спринта и количество завершенных задач. В канбан-методе результат измеряется сроками выполнения конкретного таска и пропускной способностью команды.
- Задачи. В итерационной модели крупные задачи декомпозируются — разбиваются на более мелкие. В канбане нет ограничений по объему работы.
- Изменения. В итерационной модели нельзя вносить изменения в действующий спринт. В канбане владелец может управлять списком задач прямо во время работы.
- Роли участников. Итеративная методология подразумевает роль владельца продукта, фасилитатора и команды. В свою очередь, канбан не предполагает определенных ролей. Достаточно исполнителей и проверяющих.
- Список задач. За него в итерационной модели отвечает одна конкретная команда. В канбане может отвечать несколько групп.
- Доска. Если в итеративной модели она очищается между спринтами, канбан-доска остается неизменной, при необходимости задачи из столбца «Завершено» могут отправляться в архив после определенного срока.
- Оценка трудозатрат. В итерационной модели каждая задача оценивается — в часах или баллах сложности (Story Points). Это помогает планировать спринт и распределять нагрузку среди команды. В канбане оценивать задачи не нужно — они сразу отправляются в работу.
Инструменты канбана в Аспро.Agile
Для использования канбан-методологии требуются определенные инструменты, чтобы полноценно применить ее в работе. Разберем несколько инструментов на примере системы Аспро.Agile, в которой можно выстраивать процессы по данной методологии.
Канбан-доска. Работа должна быть визуализирована, поэтому доска помогает увидеть все процессы команды в едином окне. В системе Аспро.Agile есть общая доска, которая разделена на четыре столбца: «сделать», «в работе», «сделано» и «принято». С помощью них можно отследить этапы реализации задач и понять эффективность работы сотрудников. При этом доска не очищается, поэтому при настройке автодействий задачи после принятия отправляются в архив.
WIP-лимиты. В Аспро.Agile мы добавили лимиты незавершенной работы для канбан-режима. С его помощью можно ограничить количество задач, которые могут быть в работе команды. С ними сотрудники не будут браться за множество поручений одновременно.
Канбан-карточки. Все задачи отображаются в виде карточек с обозначением ответственного сотрудника за ее исполнение и постановщика. При этом у задач отсутствует оценка трудозатрат, что отличается от доски для итерационного метода. Карточки можно спокойно перемещать между столбцами на доске в соответствии с этапами реализации.
Кому подойдет канбан-методология
Несмотря на гибкость применения методологии, она будет эффективна не во всех сферах деятельности. В некоторых компаниях рациональнее использовать каскадную систему выполнения задач, как в медицине или финансовом секторе. Для кого может подойти канбан-метод рассмотрим дальше.
Техническая поддержка. Специалисты технической поддержки могут вести работу по ограниченному количеству заявок. Ведь если в работе будет сразу несколько тикетов, сотрудник не сможет сфокусироваться и до конца решить проблему каждого клиента. Поэтому гибкий канбан-метод позволяет вести работу по заявке без ограничения времени и качественно разобрать вопрос пользователя.
Разработка ПО. Для ИТ-сферы канбан-методология оказалась удобной, так как ее использование помогает бережливой разработке программных обеспечений. Работа над софтом или поддержка приложений требует большей прозрачности процессов. Поэтому применение такого метода делает простой работу над сложными проектами. Однако в большинстве случаев работа по спринтам и распределение нагрузки из итерационной модели больше подойдет разработчикам.
Маркетинг. Гибкая методология хорошо применяется в работе маркетинговых агентств. Система поможет не упустить задачи, не упустить публикации и поможет контенту пройти все стадии согласования.
Управление кадрами (HR). Kanban-методология помогает упростить процесс найма сотрудников. Все резюме можно разделить на более срочные и те, что на рассмотрении. Так компания сможет сконцентрировать внимание на более важных откликов и не потеряться в потоке кандидатов на разные должности.
Дизайн интерьеров. В сфере дизайна проекты имеют длительный срок, поэтому работа по Kanban не ограничивает специалистов по времени. При этом команда может распределить задачи и детально прорабатывать определенные блоки интерьера, постепенно реализуя проект.
Если все еще сомневаетесь в том, какой подход вам больше подойдет, не беда! Ведь мы разработали для вас тест, который поможет выбрать между канбаном и итерационной моделью (scrum).
Попробуйте Аспро.Agile бесплатно уже сейчас!
В системе Аспро.Agile есть возможность работать в канбан-режиме с помощью множества инструментов. Выстраивайте гибкие процессы для реализации проектов и повышайте эффективность вашего бизнеса. Попробуйте функционал платформы уже сейчас на бесплатном периоде на 14 дней!
