В книге «Канбан и Скрам: выжимаем максимум» Хенрик Книберг и Маттиас Скарин рассказывают о влиянии WIP-лимитов на эффективность работы компании. Согласно собранной авторами статистике, при использовании WIP-лимитов на 30-35% уменьшается время цикла работы над задачей, а также на 20-40% увеличивается пропускная способность, то есть растет результативность. Почему так происходит и как повторить сценарий успеха в своем бизнесе? Разберемся в этом вместе.
В статье расскажем:
- что такое W I P, и как работают лимиты задач;
- какого результата можно добиться после внедрения WIP-лимитов;
- как определить ограничения по незавершенным задачам для каждого сотрудника;
- как внедрить WIP-лимиты в командную работу.
Что значит WIP-лимиты в Kanban
WIP — это один из инструментов, который используется в методологии управления проектами Kanban. Он позволяет отслеживать и ограничивать количество незавершенных задач, которые стоят на сотруднике или отделе одновременно.
Посмотрим, что такое WIP-лимит на примере:
Сотрудники работают на конвейерном производстве автомобилей. Три цеха последовательно связаны друг с другом: изготовление деталей — сборка — покраска. Представим, что на этапе сборки появился простой: уже много автомобилей находится в цеху, а в соседнем здании завода продолжают изготавливать и поставлять детали. Руководитель ставит WIP-лимит для цеха сборки: не более 50 автомобилей одновременно. Теперь если рабочие собирают 50 машин, то новые детали в цех не поставляют. То есть сотрудники не будут приступать к новому автомобилю, пока не передадут на покраску собранную машину. Такое решение руководителя навело порядок: нет перепроизводства и проблем с хранением деталей.
У аббревиатуры WIP расшифровка — Work In Progress, то есть «незавершенная работа». В Канбан различают и используют:
- метрику WIP, чтобы отслеживать количество задач в работе;
- инструмент WIP-лимит, чтобы ограничивать объем заданий.
WIP нужен для контроля и анализа, а WIP-лимит — это инструмент управления.
Далее в статье мы говорим именно о Work In Progress Limit. Его часто используют при управлении проектами по гибким методологиям. В системе для организации командной работы Аспро.Agile есть возможность ставить WIP-лимиты. Посмотрим на примере сервиса, как можно использовать инструмент:
- Определять количество незавершенных задач для каждой колонки Kanban-доски. Это помогает концентрировать внимание команды на конкретных задачах каждого этапа.
- Следить за превышением лимитов. Если в какой-то колонке количество задач стало больше допустимого, то система оповестит об этом. Контроль помогает своевременно находить узкие места в потоке задач, то есть этап, на котором происходит замедление работы.
- Архивировать завершенные задачи, чтобы они не висели на доске длинным списком. Если на этапах работы можно поставить WIP-лимит, то в колонке завершенных задач часто скапливается большое количество карточек. Система может автоматически убирать старые выполненные задачи с доски. Для этого нужно настроить автодействия. Тогда карточки, которые висят на доске определенное время, будут уходить в архив.
Какую пользу дают бизнесу WIP-лимиты
Использование WIP-ограничений — это способ концентрации внимания сотрудников на выполнении конкретных задач. Иногда многозадачность — хорошее качество. Но обычно получить от нее пользу можно только при выполнении повседневных дел, которые не требуют высокой вовлеченности в процесс. Например, легко одновременно отвечать другу на сообщения и делать заказ в интернет-магазине.
Но когда работа требует высокой концентрации, то многозадачность может сказаться негативно. Сотрудник будет перескакивать с одного дела на другое, а его эффективность — снижаться: в работе будут появляться ошибки, из-за состояния стресса начнется выгорание. Чтобы избежать этого, используют WIP-лимиты — они помогают и сотрудникам, и всему бизнесу в целом.
Снижение стресса
Большое количество задач «в работе» приводит к тому, что сотрудник старается все успеть в кратчайшие сроки. Но часто это невозможно из-за слишком большого объема. Задачи, которые долго стоят в очереди, могут стать причиной стресса. А тот, в свою очередь, приведет к прокрастинации. То есть получится обратная желаемой ситуация: задач много, а выполнить не получается даже малую часть.
К тому же высокая нагрузка часто приводит к профессиональному выгоранию. Сотрудники или хуже справляются с работой, или вовсе уходят с рабочих мест.
Что значит W I P для сотрудника:
- нет необходимости ускорять темп выполнения задач, поэтому упор можно сделать не столько на скорости, сколько на качестве;
- не нужно переключать внимание на разные задачи, можно полностью погрузиться в небольшое количество текущих дел;
- не будет мучать совесть из-за большой очереди невыполненных дел;
- каждая завершенная задача — прогресс, достижение, так как колонка с карточками уменьшается.
По данным Американского института стресса, 39% работников считают, что основной причиной стресса становится чрезмерно высокая нагрузка.
Поиск бутылочных горлышек
Бутылочное горлышко, bottleneck, или узкое место в рабочем процессе — это такая ситуация в Канбан, когда на доске неравномерно распределяются задачи. Например, на одном из этапе скапливается самое большое количество карточек. Из-за этого работа над последующими этапами идет замедленно.
Установка WIP-лимитов помогает подсвечивать слабые места. Когда в колонке скапливается слишком много задач, таск-трекер оповещает об этом. И руководитель, и рядовые сотрудники понимают, что превышение WIP-лимитов сигнализирует о появлении узкого места в рабочем процессе, и нужно принимать решение по его устранению.
Кстати, отслеживать появление bottleneck можно не только по простою карточек на доске, но и по графику времени цикла. В сервисе Аспро.Agile можно следить за метрикой Cycle Time в Kanban. График показывает, какое количество времени задачи находятся на том или ином этапе. Где требуется больше всего времени, там, возможно появились проблемы с эффективностью.
Повышение производительности и качества продукта
Снижение общего стресса на рабочем месте и концентрация на ограниченном количестве задач приводит к тому, что сотрудники подходят к работе более качественно. Они сфокусированы на текущих процессах, поэтому имеют больше возможностей для их эффективного выполнения.
Среди ограниченного количества задач проще расставлять приоритеты. Например, в списке из 40+ карточек легко запутаться: что сделать в первую очередь, а что потом? А если перед глазами находится только 4-5 задач, то построить рабочий день намного проще.
Однако руководитель может дополнительно ставить приоритеты на задачи даже внутри WIP-лимита. Например, в сервисе Аспро.Agile можно определять приоритет каждой задачи: низкий, средний или высокий. На Канбан-доске можно фильтровать таски по этому критерию, чтобы сначала приступать к самым важным делам.
Оптимизация распределения задач и прозрачность
Когда есть определенные рамки по количеству незавершенных задач, менеджеру проще контролировать рабочий процесс. Появляется некоторая предсказуемость: руководитель знает, какое количество задач находится в работе, на каком этапе. Он может регулировать это с помощью уменьшения или увеличения лимита.
Что означает WIP-лимит для руководителя:
- Ограничение помогает управлять ресурсами. Это можно проиллюстрировать примером компании Toyota. С внедрением системы Канбан и WIP-лимитов получилось сократить складские остатки и перепроизводство. Потому что руководитель определил, какое количество деталей может одновременно находиться в каждом цеху. Таким образом, WIP-лимиты — не только про ограничение задач, но и про распределение товаров, сырья.
- Лимиты помогают распределять задачи на сотрудников. Когда у каждого работника есть определенное количество незавершенных задач, не получится ситуация, что у коллег сильный разброс по нагрузке. Руководителю легче балансировать, он может устанавливать каждому индивидуальный лимит, в зависимости от трудности задач.
- Небольшое количество активных тасков облегчает контроль над статусом задач. В большом списке карточек труднее следить за их перемещением по доске, прогрессом.
Как определить ВИП-лимиты для сотрудников
Для внедрения WIP-лимитов нужно средство визуализации командной работы — Канбан-доска. Она помогает сотрудникам отслеживать количество задач.
Работа может требовать различное время и трудозатраты на ее выполнение. Поэтому и сотрудники могут справляться с разным количеством задач. Потому для разных отделов и направлений деятельности стоит определять отдельные лимиты. Как это сделать:
- Проанализировать текущую работу. Сколько в среднем задач находится на одном этапе? Предположим, разработчик работает сразу над 4 программами.
- Задать лимит, который будет ниже, чем текущая нагрузка. Так можно ограничить программиста одновременной работой над тремя проектами. На этапе внедрения WIP-лимитов Канбан в работу такое решение поможет понять, как ограничение скажется на результате.
- Обсудить изменения с командой. Специалисты должны понимать, что эти ограничения направлены на повышение комфорта их работы, а также на увеличение результативности. Можно проводить Канбан-митинги — встречи у доски, на которых обсуждается общий прогресс и слабые места. Другой вариант обсуждения лимитов — ретроспектива спринта, если вы работаете по гибридной методологии Scrumban.
- Постепенно снижать лимиты. Нужно вводить ограничение на незавершенные задачи плавно. Так в разработке можно оставить сперва 3, а потом 2 программы. Главное, после каждого сокращения лимита оценивать, как это отображается на результатах.
- Корректировать и анализировать лимиты. Метриками для анализа эффективности могут служить: время выполнения задач, количество тасков в работе, личная удовлетворенность сотрудников. Если вы замечаете, что показатели работы на каких-то этапах проекта снижаются, можно вернуть более высокий WIP-лимит.
В статье мы рассказали про лимиты WIP — что это такое, и как они повышают эффективность работы команды. Внедрение этого инструмента управления проходит достаточно быстро и интуитивно понятно. Ориентируйтесь на удовлетворенность команды и другие метрики Канбан, чтобы отслеживать прогресс и корректировать лимит незавершенных задач.