Вы делаете все в последний момент? Время, которое заложено на задачу, уходит на всякие мелочи? Вы не помните, чем занимались 8 из 9 рабочих часов? Есть две новости. Плохая — вы попали под действие закона Паркинсона. Хорошая — если вы будете знать этот закон, то сможете перестать прокрастинировать и повысите свою продуктивность в разы. В статье даем рекомендации, как увеличить свою эффективность.
О чем первый закон Паркинсона?
Англичанин Сирил Норткот Паркинсон в 1957 году сформулировал три закона, которые охватывают личную и профессиональную сферы жизни каждого человека. Коротко они звучат так:
- Работа занимает все время, которое на нее отведено.
- Вместе с доходами растут и расходы.
- Рост приводит к усложнению системы, а за ним следует конец пути
В рамках статьи нас интересует первый закон Паркинсона. Он объясняет, почему на одинаковую работу может уйти разное время. Вне зависимости от периода, который отведен на задачу, она полностью его займет. А может, и потребует больше.
Приведем пример. Фрилансер Андрей занимается программированием. Заказчик попросил устранить ошибку на сайте. Подобные баги занимают около 2 часов. Но Андрей сказал, что выполнит работу за 3 дня. Он учел возможные сложности и время на отдых. И решил, что сможет сдать работу заранее. Но оказалось, что в течение первых двух дней Андрей не приступал к работе: занимался другими делами, отвлекался на фильмы и игры. В последний день он начал устранять ошибку, но делал это медленно, постоянно уходил от компьютера, совмещал работу с другими делами. В результате программист выполнил задачу к крайнему сроку.
Но если работа занимает короткий период, что человек делает в оставшееся до дедлайна время? Есть несколько вариантов:
- Прокрастинирует — откладывает дела на потом. Это состояние отличается от отдыха. Перерывы в работе вызывают чувство вины и затрачивают энергию.
- Доводит до совершенства каждый этап работы, обдумывает возможные трудности. Работа занимает больше времени, потому что человек каждый раз недоволен полученным результатом. А продумывание рисков и сложностей часто не позволяет перейти к действиям.
Сравним время с зубной пастой. Из полного тюбика мы щедро наносим пасту на щетку, и она уходит быстро, часть расходуется впустую. Когда тюбик становится почти пустым, мы начинаем экономить, пользоваться каждой каплей пасты. Так и со временем. Когда его много, мы расходуем его большими порциями: несколько часов на отдых, постоянные перерывы на чай. А когда времени остается мало, как в старом тюбике с зубной пастой, то мы начинаем ценить и рационально использовать каждую минуту.
Причины прокрастинации
Прокрастинация снижает работоспособность и плохо влияет на самооценку. Человек, который постоянно откладывает дела на потом, испытывает чувство вины. Можно назвать любое отвлечение от работы прокрастинацией? Нет, существует и обычный отдых и лень.
Не нужно путать эти состояния. Отдыхающий человек не переживает из-за предстоящих дел и наполняется силами. В то время как прокрастинирующий — теряет энергию и беспокоится, но не может взять себя в руки и приступить к рабочей задаче.
Во время лени уровень тревоги тоже ниже, чем при прокрастинации. Человек понимает, что откладывает дела. Но поступает он так не потому, что не может выполнить задачу, а потому, что не хочет этого делать. Ленивый человек может быть расслаблен, когда прокрастинирующий постоянно напряжен.
Закон Паркинсона объясняет механизм запуска прокрастинации. Он показывает, что длительное время, которое отведено на задачу — комфортные условия для прокрастинации. Но не всегда люди прокрастинируют даже при избытке времени. Например, сотрудники с высокой самоорганизацией и мотивацией иногда сдают задачи досрочно. Люди, которые любят свое дело и заинтересованы в результате, не откладывают работу на потом.
Для разных людей причины прокрастинации могут отличаться. Назовем некоторые из них:
- Отсутствие полноценного отдыха. Проблемы со сном или неумение планировать день так, чтобы оставалось время на перезагрузку, приводит к постоянным отвлечениям от работы. Когда у человека нет полноценного отдыха, организму приходится восполнять энергию за счет коротких перезагрузок. Попить чай, поболтать с коллегой или полистать новостную ленту — эти действия короткие, но если они постоянно разрывают рабочий процесс, то выполнение задачи может занять вдвое больше времени, чем раньше.
- Выгорание. Постоянная рабочая нагрузка может привести к состоянию эмоционального и психологического истощения. Особенно часто выгорание встречается при монотонном исполнении однотипных задач. Или в том случае, когда работа сопряжена с постоянным стрессом. Например, начальник регулярно делает выговоры. Или сотрудник переживает из-за большого количества задач.
- Перфекционизм. Лучшее — враг хорошего. Стремление сделать что-то идеально смещает фокус с главного на мелочи. Человеку сложно подойти к задаче из-за страха, что не получится сделать все очень хорошо, будут ошибки. Это приводит к задержкам, долгому обдумыванию и, как результат, к прокрастинации.
- Завышенный план. Иногда на день поставлено в два раза больше задач, чем сотрудник в силах сделать. Невыполненная работа тяготит. У человека складывается впечатление, что он неэффективный. У всех разный темп выполнения задач. Но если ставить больше того, с чем можешь справиться, легко скатиться в прокрастинацию и не сделать ничего.
- Отсутствие дедлайнов и приоритизации. Когда задача отложена на потом, она кажется неважной. Если нет последовательности действий, человек часто подсознательно выбирает более легкие задачи, а на крупную работу не остается времени.
- Аналитический паралич. Этим термином психологи называют ситуацию, когда человек или группа людей слишком долгое время обдумывают проблему. Возможные трудности накапливаются в ходе обсуждения. Задача начинает казаться более трудновыполнимой, чем есть на самом деле. Наступает «паралич» — решение остается непринятым.
Как бороться с прокрастинацией
Прокрастинация — это ни черта характера, ни болезнь. Это просто состояние, при котором важные дела откладываются до крайнего срока. Оно может быть вызвано стрессом или неумением планировать предстоящий день. Для увеличения собственной эффективности нужно снижать уровень внутреннего напряжения и систематизировать рабочие процессы. Для этого есть несколько методов, но первый шаг — осознать, что вы действительно прокрастинируете. Об этом могут говорить ситуации:
- за день вы делаете много мелких дел, но к вечеру понимаете, что не приступили к самой главной задаче;
- когда вы получаете поручение от руководителя, откладываете задачу в долгий ящик;
- после начала работы вы уже спустя 5 минут идете за кофе или открываете ленту в соцсетях;
- чтобы начать какое-то дело, вам нужно особенное настроение или подходящее время — то самое «с понедельника» или «с нового года».
Если вы заметили характерные признаки прокрастинации, воспользуйтесь следующими рекомендациями.
Выберите одну важную задачу
Проанализируйте список дел. Выберите из него одну важную задачу, которая занимает больше всего времени или имеет приоритет по срочности. В течение дня постарайтесь не думать о других делах. Если что-то пришло в голову, можно записать мысль в ежедневнике. Но перейти к любым другим задачам можно только после выполнения заранее определенного дела. Такой подход еще называют «съесть лягушку на завтрак». То есть нужно сделать самое большое, неприятное или срочное дело первым, чтобы «лягушка» не тяготила весь оставшийся день.
Пример. У автора в работе несколько текстов: большая статья и пять коротких постов для соцсетей. Длинные тексты даются труднее. Нужно собрать материал, подготовить структуру, написать, а потом еще вычитать и отредактировать. Поэтому начать рабочий день автор старается со статьи. Если он отвлекается, то неизбежно возвращается к тексту, ведь это главное дело дня. Когда статья закончена, появляется ощущение выполненного долга, и он переходит на короткие посты.
Разбейте дело на несколько этапов
Крупная задача, как большая крепость, кажется неприступной. Но как крепость состоит из кирпичей, так и любое дело делится на несколько этапов. Наше подсознание боится больших объемов работы. Но если структурировать задачу, она становится выполнимой. Если мы вернемся к примеру с написанием большой статьи, то это может выглядеть следующим образом:
Еще один пример. Семейная пара купила дом в черновой отделке. Они хотят въехать через 4 месяца. Но недели идут, а ремонт не начинается — страшно и непонятно, что делать. Супруги решили разбить большую цель на несколько задач:
- провести водоснабжение и канализацию;
- сделать разводку электричества;
- поставить радиаторы отопления;
- отштукатурить стены;
- положить финишное покрытие;
- закупить мебель и технику.
После разделения общей задачи на составляющие стало легче планировать ремонтные работы. Дело сдвинулось с места.
Пользуйтесь матрицей Эйзенхауэра
Этот метод тайм-менеджмента построен на распределении задач по двум признакам: важность и срочность. Получается 4 группы, или квадранта. Дела удобно записывать в таблице. При планировании в первую очередь нужно концентрироваться на задачах, которые относятся к первой группе — важные и срочные. При прокрастинации человек часто выполняет мелкие дела из четвертого квадранта, игнорируя приоритетные. Если наглядно их разделить, можно направить внимание на главные задачи и оставлять на потом незначительные — «поглотители времени».
Список дел руководителя компании регулярно пополняется. Из-за большой загрузки он постоянно находится в состоянии стресса и часто не может взяться за задачи. Чтобы исправить это, руководитель воспользовался матрицей Эйзенхауэра:
Руководитель смог снизить уровень стресса, так как начал заниматься важными задачами, а не переживать из-за невыполненных дел. Теперь он не тратит время на прокрастинацию, а концентрируется на делах из 1 и 2 группы, остальное делегирует или откладывает.
Используйте таск-трекер
Таск-менеджер — это электронный планировщик задач. Его можно использовать для личного планирования дел. Например, когда нужно совместить работу, семейные заботы, тренировки и встречи — и все это за 24 часа.
Также таск-трекер может стать важным инструментом менеджмента в бизнесе. Руководителям компаний необходимо бороться с прокрастинацией не только у себя, но и у подчиненных. Чтобы контролировать своевременное выполнение рабочих задач, можно использовать систему управления проектами Аспро.Agile. Сервис помогает следить за эффективным использованием командного времени, отслеживать продуктивность сотрудников и обсуждать задачи даже в формате удаленной работы.
Таск-менеджер Аспро.Agile позволяет:
- Устанавливать дедлайны и использовать тайм-трекер. Члены команды будут понимать, сколько времени они тратят на работу, а сколько уходит на перерывы. К тому же, когда задача имеет срок выполнения, сотруднику сложнее попасть под действие закона Паркинсона и впасть в прокрастинацию: работу нужно выполнить к дедлайну. А руководитель может анализировать, на что и сколько времени уходит. Так можно оценить эффективность работы каждого члена команды, выявить причины недоработок или скорректировать рабочий процесс, чтобы сотрудники не были перегружены и не столкнулись с выгоранием.
- Перемещать задачи на доске в соответствии с этапом выполнения. Визуальное разделение рабочего процесса на несколько столбцов помогает следить за ходом проекта и выявлять задержки.
- Расставлять приоритеты. Руководитель может отметить задачу как важную. Так сотрудник будет знать, с чего ему предстоит начать работу, и не будет тратить время на второстепенные дела.
- Быть в курсе продвижения работы. Система отправляет уведомления задействованным в работе сотрудникам, когда задача изменила статус или появился новый комментарий. Внутри задачи члены команды могут вступить в диалог, оставить обратную связь или попросить помощи коллег, если это необходимо. Когда работу контролируют, прокрастинация уступает место ответственности перед командой.
- Работать по фреймворку Scrum. В Аспро.Agile можно заполнить бэклог и управлять им с помощью тегов и категорий. Чтобы выполнять проект постепенно, поделите его на части — спринты, которые включают разные задачи. А чтобы оценивать трудозатраты каждого члена команды, применяйте оценку в story points или часах.
- Сохранять инструкции и чек-листы в базе знаний. Часто прокрастинация наступает из-за трудностей при принятии решений. Если сотрудник не знает, как выполнить задачу, ему помогут инструкции, кейсы и советы опытных коллег. Полезную информацию можно сохранять в базе знаний. В ней можно хранить статьи, изображения и другие файлы для обучения.
Просто начните
В психологии существует понятие «феномен незавершенных действий», или эффект Зейгарник. Он заключается в том, что человек зацикливается на незавершенном деле, часто думает о нем, лучше запоминает детали.
С одной стороны, эффект Зейгарник может сыграть злую шутку — сложно переключиться на другие задачи и полностью освободить разум от незаконченного дела. По этой причине мы часто думаем о работе на выходных.
Но с другой стороны, феномен незавершенных действий помогает справляться с прокрастинацией. Если начать сложную задачу, а потом остановиться, то подсознание будет возвращать мысли к неоконченному делу и часто — с новыми идеями. Постепенно возникает интерес и мотивация, чтобы завершить начатое. Поэтому, чтобы победить прокрастинацию, нужно просто начать.
Не ждите особенного времени или настроения, чтобы приступить к работе. А если вам нужен знак, что пора избавиться от прокрастинации — это он. Действуйте прямо сейчас.