К числу продуктов, которые покинули российский рынок, недавно присоединился сервис Asana. Герои нашего сегодняшнего кейса — digital-агентство из Сибири, которое раньше его использовало. В отличие от многих других компаний, команда решила вопрос переезда с Asana на другую платформу сильно заранее. В результате, компания не только сэкономила ресурсы с переезда, но и ускорила выполнение клиентских проектов.
О клиенте
По просьбе клиента разглашать название агентства в этом кейсе мы не будем. Компания, о которой пойдет речь далее, занимается индивидуальной разработкой сайтов для бизнеса, а также настраивает и ведет таргетированную и контекстную рекламу. Большинство клиентов агентства — предприятия и компании регионального масштаба.
Как для разработки клиентских сайтов, так и для рекламных проектов, агентство использует таск-менеджер.
Над каждым проектом работает несколько человек — менеджер и его команда. Для каждого проекта создаем сущность в системе, добавляем команду, составляем бэклог. Менеджеру удобно наблюдать за прогрессом работ.
— Антон, управляющий партнер
Миграция в Аспро.Agile
Весной 2022 вместе с санкциями появились первые новости о блокировках российских пользователей в зарубежных системах — прежде всего, в Jira. Как пользователи Asana, сотрудники агентства отнеслись к этому спокойно.
Поначалу казалось, что Asana все это не коснется. Как-то оплатили еще год пользования системой. Через полгода все же задумались и стали искать замену среди российских аналогов. Новости про Trello только подтвердили, что мы на правильном пути.
— Антон, управляющий партнер
Руководство агентства решило искать аналоги сервиса в интернете. В силу отсутствия каких-либо новостей о возможной блокировке Asana, у команды была возможность тщательно протестировать варианты.
Начали с поиска. Нашли несколько вариантов, посмотрели рейтинги, сравнили. Затем регистрировались в сервисах и заводили в них новые клиентские проекты, которые прилетали в тот момент. Так мы могли лучше понять, как может осуществляться наша работа в этих системах от начала и до конца отдельно взятого проекта.
— Антон, управляющий партнер
Процесс тщательного отбора занял около полугода. В интерфейсе одного из отечественных аналогов Asana команда не смогла разобраться. Другую российскую платформу агентство отмело из-за дороговизны — не устроила стоимость нужного тарифа на одного пользователя.
По итогу руководство и команда приняли решение перебраться в Аспро.Agile по нескольким причинам:
- понятный интерфейс;
- удобная система работы по спринтам;
- функционал, которого нет у других конкурентов — мессенджер и база знаний.
Работа над проектами
Ранее проекты в агентстве велись по каскадной модели. Поэтому разработка клиентских сайтов растягивалась на месяцы. Ошибки на поздних стадиях проекта откатывали всю работу на предыдущие этапы.
В 2022 году руководство пыталось полноценно внедрить Scrum. В чистом виде фреймворк в компании не прижился. Хотя некоторые атрибуты гибких методологий пришлись команде по вкусу. Например, итеративный порядок работы над проектами и оценку сложности задач — прямо как в Scrum. Во многом из-за того, что изначально Аспро.Agile разрабатывался для работы по Scrum, сервис пришелся команде по вкусу.
Каждый проект команда начинает с формирования бэклога. Задачи составляются из целей проекта и заносятся в таблицу проекта в Аспро.Agile.
Быстро добавить много задач в бэклог можно через соответствующую строку в таблице
Затем общую массу тасков дробят на задачи по уровню приоритетности. Из них менеджер проекта уже составляет эпики и спринты.
Окно создания спринта: итерации можно задать сроки начала и дедлайна, а также добавить описание работ
Сверяемся с планом проекта, из бэклога, а, точнее, уже из текущих эпиков, составляем список задач на неделю и двигаемся по нему.
Антон, управляющий партнер
Незадолго до переезда агентства на платформу в системе появилась диаграмма Ганта. Команда этот функционал также оценила. С ее помощью менеджер проекта располагает эпики в нужном порядке и задает сроки реализации. Особенно удобно менять сроки эпиков и спринтов в случае. Например, если работа над какой-то частью проекта затягивается.
Диаграмма Ганта в Аспро.Agile — составить ее можно как по спринтам, так и по эпикам
Поскольку над каждым клиентским сайтом работают разные специалисты, бэклог дробится и по зонам ответственности команды. Задачи для дизайнеров, копирайтеров и программистов закрепляются за разными категориями.
Бэклог проекта: для разных зон ответственности созданы категории, а сами задачи также сгруппированы по приоритетности
Дополнительные преимущества Аспро.Agile
Руководство компании приятно удивило наличие базы знаний в Аспро.Agile — в Asana и большинстве аналогов такой функционал не предусмотрен. Эффект от его использования не заставил себя долго ждать — база знаний ускорила процесс обучения новых кадров.
Раньше, когда к нам приходили новенькие, онбординг был построен следующим образом: наставники беседовали с джунами, часами показывали им, как работать с теми или иными инструментами. Еще часть инструкций мы хранили на бумаге. Новички брали их с собой почитать. Разумеется, что-то терялось и портилось.
Теперь же мы просто отправляем новеньких читать базу знаний. Конечно, какие-то вопросы у них остаются, что-то прояснять все равно приходится, но времени на обучение стало уходить меньше.
Антон, управляющий партнер
Статья из общей базы знаний
Еще одним конкурентным преимуществом Аспро.Agile руководство компании считает встроенный мессенджер.
Конечно, не Telegram: не хватает функционала пересылки сообщений. Все же хранить рабочую переписку в том же месте, что и проекты, оказалось удобнее. Плюс немного времени экономится — не нужно открывать другие мессенджеры, чтобы обсудить какой-то технический вопрос.
— Антон, управляющий партнер
Как выглядит мессенджер в Аспро.Agile
Итоги
После переезда в новый таск-менеджер агентство успешно завершило около десятка проектов. Сотрудники агентства отмечают, что разработка клиентских сайтов стала более предсказуемой и контролируемой. Работа проектных команд стала более слаженной, а процессы формирования и ведения бэклога стал проще.
Опыт разработки, который команда получила с Аспро.Agile, также помог компании запустить новое направление — SEO-оптимизацию клиентских сайтов. Рабочие процессы на новом направлении выстроены по аналогии.
Доска с задачами по проекту
Клиенты отмечают, что Аспро.Agile — система далеко не идеальная. Но, несмотря на недостатки, своим выбором команда осталась довольна.
Поначалу немного расстроило, что нет прямого импорта из Asana, но перенести проекты было не так сложно. К тому же мы не стали дублировать старые, уже завершенные проекты..
— Антон, управляющий партнер
В планах агентства — расширение штата и развитие новых направлений. Поэтому команда рассматривает переезд на тариф Аспро.Agile с большим лимитом пользователей и дополнительными возможностями.
