«То, се, пятое, десятое»: как успеть все и не сойти с ума

Наверняка вы хоть раз в жизни слышали о планировании дел и даже пытались вести ежедневник. Но дальше красивого списка с множеством задач на день никуда не ушли. Продуктивность не выросла, зато упала самооценка, когда увидел, сколько всего не успел. Так бывает, и это нормально. Скорее всего, дело в неправильном подходе к планированию. Недостаточно просто вынести все дела на бумагу и уверенно расставлять галочки. В этой статье мы собрали несколько способов, как успевать больше и не закапывать себя, если что-то пошло не по плану.

Рутинные задачи — тоже задачи

Чаще всего план на день состоит только из «важных» дел:

• пройти обучение;
• съездить на тренировку в фитнес-зал;
• выполнить задачи по работе;
• прочитать книгу по саморазвитию.

Но на самом деле день любого человека состоит из множества рутинных действий, которые нельзя вычеркнуть, и на которые уходит много времени. Для примера выдумаем персонажа. Пусть будет Маша.

Маша — обычный человек с обычными человеческими потребностями. Вот что она делает каждый день:

• умывается и принимает душ;
• завтракает, обедает и ужинает; 
• выбирает одежду и делает макияж;
• едет до работы и вечером возвращается домой; 
• пьет кофе и общается с коллегами;
• моет посуду и готовит еду; 
• два раза выгуливает собаку; 
• спит.

И на это все Маше нужно время. Проведем небольшой расчет. Для чистоты эксперимента возьмем затраты в минутах.

Итого: Маша тратит 780 минут из 1440 возможных на рутинные действия. Это почти половина всего дня.

Если девушка добавит в свой план 5 часов на обучение, час на тренировку и 8 часов на работу, она выполнит лишь половину задач. А еще потратит время на сожаление о том, что сегодня опять ничего не вышло.

Поэтому прежде чем планировать свой день, посчитайте, сколько вы тратите на привычные действия. А уже оставшееся время можно посвятить саморазвитию, хобби и развлечениям.

Да, свободного времени действительно мало, но планов-то от этого меньше не становится. Все еще хочется развиваться, узнавать что-то новое, каждый день меняться в лучшую сторону. Важно понимать, что сделать все на свете не получится в любом случае. И этот факт нужно принять. Но кое-что из запланированного выполнить все-таки можно. Для этого задачам нужны приоритеты. Об этом мы и поговорим дальше.

Важное и срочное — сейчас, все остальное — потом

Самый простой способ распределить задачи по приоритету — матрица Эйзенхауэра. Выпишите все планы на бумагу и ответьте на два вопроса о каждой задаче:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Ответов на эти вопросы может быть только два — «Да» или «Нет».

Например, задача «Пойти в фитнес-зал»:

1. Это важно? Да, ведь вы хотите иметь подтянутое и здоровое тело.
2. Это срочно? Да, ведь через 3 месяца вы поедете на море и хотите спокойно ходить в купальнике.

Другое пример — «Выучить английский язык»:

1. Это важно? Да, ведь вы планируете работать за рубежом.
2. Это срочно? Нет, так как на ближайшие 5 лет у вас контракт с российской компанией.

Далее разделяем лист на четыре части, как на картинке ниже:

Блок 1 — срочные и важные.

Это задачи, выполнение которых неизбежно. Откладывать такие дела нельзя, иначе это критически скажется на будущем. Сюда можно отнести задачи, которые появились из-за форс-мажоров или проблем со здоровьем.

Блок 2 — несрочные и важные.

В этом блоке находятся задачи, которые помогают достигать долгосрочных целей. Такие действия направлены не на тушение пожаров в жизни, а на рост и развитие. У них может не быть дедлайна, поэтому часто до них доходят по остаточному принципу. Вот несколько примеров таких задач:

• изучение языков;
• повышение квалификации;
• освоение новой профессии;
• провести исследование.

Блок 3 — срочные и неважные.

В эту группу входят действия, которые отвлекают от важных задач. Например, проверка электронной почты, мессенджеров, домашние дела. Такие задачи лучше всего делегировать. Но если такой возможности нет, то к ним стоит приступать только после того, как 1 и 2 блоки окажутся пустыми.

Блок 4 — несрочные и неважные.

Это то, что все так любят делать, но и то, что не дает приблизиться к жизненной цели. Например, сериалы, компьютерные игры, социальные сети.

Важно: матрица Эйзенхауэра — отличный способ упорядочить задачи и не гнаться сразу за всем подряд. Но это не панацея. Не забывайте, что человек не робот, и навсегда удалить задачи из 4 блока не получится. Если не давать себе расслабиться, вы потеряете контроль над жизнью и сил хватит только на несрочные и неважные дела, которые никуда вас не приведут. Попробуйте брать по несколько задач в день из каждого блока.

Съесть лягушку (и мы не про французское блюдо)

«Лягушка» — это самая важная, сложная и длительная задача. Соответственно, она самая неприятная из всех, которые запланированы на день. К ней тяжелее всего подступиться, и подсознательно ее хочется отложить до более подходящего момента. Но это ловушка. А чтобы в нее не попасть, «лягушку» нужно съесть утром, когда мозг еще не загружен разными мыслями, и вы не чувствуете себя уставшим. Если этого не сделать, важная задача будет нависать над вами весь день и не давать приступить к другим делам.

Важно: под «утром» мы скорее подразумеваем пик энергичности, бодрости и работоспособности конкретного человека, нежели время суток. Ведь если вы привыкли поздно ложиться и поздно вставать, утра для вас не существует :)

Но как понять, где в списке дел «лягушка»? Для этого существует «закон трех» — только три задачи из всех приносят 90% пользы и метод быстрых списков.

Как действовать?: засеките 30 секунд и выпишите 3 ваших главных цели, которых вы хотите достигнуть прямо сейчас. Это и будут ваши «лягушки». Также вместо целей можно выписать 3 проблемы, которые сильно мешают.

Необязательно «съедать лягушек» в один день. Вы можете выделить под такие задачи несколько утренних часов в течение, например, недели. То же самое стоит сделать, если одна «лягушка» слишком большая и требует много времени. Так вы не будете испытывать страх и перестанете откладывать важное на «когда-нибудь потом».

Какие инструменты могут пригодиться

После того как вы запланировали все дела на день, в том числе и рутинные, определили приоритет у задач и выделили «лягушек», пора визуализировать очередность действий. И для этого есть несколько инструментов.

Календарь

В каждом телефоне есть встроенный календарь. Если задач на день не очень много, то это неплохой вариант для планирования.

Преимущества:

• планирование начала и продолжительности задач;
• напоминания о предстоящем действии;
• не нужно скачивать дополнительные приложения;
• можно посмотреть список задач в любое время.

Недостатки:

• нельзя синхронизировать данные между устройствами;
• можно оставлять только короткие примечания, из-за чего может быть трудно вспомнить суть задачи;
• во встроенном календаре может не быть нужных функций;
• нет возможности творчески подходить к планированию: выбирать различные цвета и шрифты, использовать фон, создавать дашборды.

Заметки

Приложение для заметок также встроено в большинство телефонов. Но чаще всего их функционала недостаточно для планирования. Поэтому лучше использовать специальные приложения для заметок. Например:

• Яндекс.Заметки;
• Google Keep;
• Заметки Mail.ru;
• OneNote.

Преимущества:

• доступно и на ПК, и на телефоне;
• синхронизация данных;
• множество инструментов для оформления и шаблонов заметок;
• во многих приложениях доступны чеклисты;
• можно делиться расписанием с близкими.
• данные остаются в облаке.

Недостатки:

• сторонние приложения для заметок не работают без доступа к интернету;
• установить напоминания можно не везде;
• одна задача = одна заметка;
• связать задачи не получится.

Таск-трекер

Таск-трекер — это программа или сервис, который помогает управлять задачами. Обычно его используют в работе и бизнесе, но для планирования личных дел он тоже хорошо подойдет. Наша система Аспро.Agile — это именно такой таск-трекер, которым можно пользоваться бесплатно.

Преимущества:

• Доска задач. Вы сможете отслеживать, какие дела уже были выполнены, а какие — нет. А количество задач на этапе «Сделано» будет мотивировать вас реализовывать все больше и больше планов.
• Карточки задач. Подробно расписывайте, какие действия необходимо совершить в конкретной задаче, и храните все в одном месте. Так вы ничего не потеряете и не потратите время на вспоминание деталей.
• Приоритет задач. После того как вы определились с приоритетами с помощью матрицы Эйзенхауэра, установите статус в Аспро.Agile.
• Теги и категории. Если разделить задачи на категории, вы сможете легко понять, на какие дела у вас уходит больше всего времени: уборку, социальные сети или спорт. А с помощью тегов можно быстро находить важные задачи.
• Мобильная версия. Вы сможете ставить задачи, перемещать их по этапам и учитывать затраченное время в любом месте и в любое время. При этом данные останутся в вашем аккаунте и не потеряются при работе с компьютера.
• Добавление в аккаунт других пользователей. Можно вести совместный быт с семьей: просто добавляете их в систему и ставите друг другу задачки. Или же работать с коллегами на одной доске.

Недостатки:

• для использования необходим доступ в интернет;
• кому-то будет не хватать напоминаний о предстоящих задачах;
• нет способов разделения задач по времени.

Ментальные карты

Метод, который помогает организовывать идеи, задачи и любую другую информацию. Ментальная карта — это схема, где в середине стоит главная цель или задача, а из нее выходят необходимые действия и шаги. Такой способ можно использовать, чтобы лучше запоминать информацию и, конечно, планировать.

• помогает визуализировать планы и лучше понимать, что необходимо сделать;
• можно создавать на бумаге или в специальных сервисах;
• широкие возможности для оформления.

Недостатки:

• не получится планировать дела по времени;
• сложно планировать на день — ментальные карты лучше подходят для долгосрочного планирования;
• нельзя детально расписать суть задачи.

Эти методы мне не подходят. Как быть?

Конечно, уместить все методы планирования и приоритизации задач в одну статью невозможно. Если то, о чем мы рассказали, вам совершенно не подходит, присмотрись к других методам. Например:

1. Закон Парето.
2. Метод OKR.
3. Метод декомпозиции.
4. Метод Pomodorro.

Но если и это не поможет, стоит копать глубже. Дальше расскажем о том, почему планирование может не работать, и как с этим справляться.

Две руки, две ноги и один мозг

Еще одна ловушка нашего мозга — это многозадачность. Кажется, если делать несколько дел сразу, то продуктивность чудесным образом вырастет. Ведь не зря же мы можем одновременно пылесосить и отвечать коллегам в чате. Или готовить еду и читать книгу. Да, у нас две руки, две ноги, но мозг-то один, и с двумя задачи он справляется гораздо хуже.

Мозгу постоянно приходится выполнять следующие шаги:

• войти в контекст задачи 1;
• выйти из контекста задачи 1;
• войти в контекст задачи 2;
• выйти из контекста задачи 2.

И так по кругу. Это все микропотери времени, которые так сразу и не заметишь. Но они сильно влияют на нашу продуктивность. Чем больше задач мы пытаемся делать одновременно, тем медленнее мы их выполняем. Если вы до сих пор не можете поверить в это, предлагаем провести небольшой, но показательный эксперимент. Узнать больше о нем вы можете в нашей статье на VC. А еще в ней мы объясняем последствия многозадачности и способах тренировки внимания.

А зачем это все?

Никакие способы планирования и приоритизация задач не помогут, если вы подсознательно не понимаете, зачем выполнять ту или иную задачу, и к чему она вас приведет. Например, в социальных сетях все говорят о важности изучения иностранного языка. И вот вы каждый день записываете в планер «Выучить 10 новых слов на английском». И каждый раз этот пункт остается без галочки. Просто потому что у вас не хватает мотивации, или это вам вообще не нужно.

Прежде чем вносить какое-то дело в список задач, задайте себе вопросы:

1. Нравится ли мне этим заниматься?
2. К чему приведет меня эта задача?
3. Какую пользу я могу получить?
4. Кому это надо: мне или обществу?
5. Почему я это делаю и как изменит меня выполнение этой задачи?
6. Какие затраты необходимо понести и будут ли они оправданы?
7. Нужны ли мне дополнительные инструменты и ресурсы?

Постарайтесь отвечать на эти вопросы максимально честно. Со временем у вас выработается привычка задавать себе открытые вопросы. Это позволит быстро находить мотивацию для задач, которые требует больших усилий, а также отказываться от того, что на самом деле вам не нужно.

Отдых — друг, а не враг

Чтобы человек был здоровым и чувствовал себя бодрым, ему необходимо около 8 часов сна. А это треть всего дня. И, кажется, что сон занимает слишком много времени, которое можно потратить на выполнение важных задач. Но это не так. Может быть, сегодня вы и сделаете больше, но завтра это негативно скажется на вашей продуктивности.

Также не стоит забывать о перерывах и других видах отдыха. Ведь если не оставлять себе свободного времени, рано или поздно выгорание возьмет верх. И тогда восстановиться будет гораздо сложнее. Помните, что отдых — это не безделье, а инвестиция в вашу бодрость и продуктивность.

А чтобы научиться отдыхать и расслабляться полноценно, мы подготовили небольшую подборку полезных книг на эту тему.

• Елена Володина «Дзен в большом городе. Искусство плыть по течению и всегда оказываться там, где нужно».
• Тони Шварц «То, как мы работаем — не работает: Проверенные способы управления жизненной энергией».
• Арианна Хаффингтон «Революция сна».
• Клодия Хэммонд «Искусство отдыха. Как качественно отдыхать в эпоху вечной занятости».
• Грег МакКеон «Эссенциализм».

Не опускать руки

Планирование — это отличная привычка. Но это все еще привычка, и ее надо вырабатывать. Если что-то не получилось с первого раза, не опускайте руки. Пробуйте новые способы, инструменты, ну и, конечно, не забывайте прислушиваться к своему внутреннему состоянию. Рано или поздно вы найдете самый эффективный метод для себя и начать выполнять все запланированное.